Samodzielnie czy z pomocą firmy zewnętrznejABC prawidłowej utylizacji dokumentów papierowych |
| 14.04.2021. Radio Elka | ||
Dlaczego niszczenie dokumentów w wersji papierowej jest istotne? Najważniejszym aspektem w przypadku niszczenia dokumentów jest zgodność procedury w świetle prawa. Utylizacja dokumentów biurowych określona jest normą DIN 66399, dlatego planując strategię niszczenia przedawnionych umów czy faktur, należy opierać się o informacje zawarte w tej normie. Zaniedbanie utylizacji zarchiwizowanych dokumentów może prowadzić do problemów prawnych (sprawdź na https://hsm-recycling.pl/pl/blog/jak-uniknac-kar-za-niewlasciwe-przetwarzanie-danych-osobowych-5/), co może niekorzystnie odbijać się zarówno na budżecie, jak i na wizerunku firmy. Należy pamiętać, że norma DIN 66399 określa poziom tajności poszczególnych dokumentów. W praktyce oznacza to, że niektóre dokumenty należy utylizować w bardziej złożony sposób. Poziomy tajności z kolei przekładają się np. na rozmiary skrawków papieru pozostałych po utylizacji, czyli w przypadku dokumentów o wysokim poziomie trzeba wykorzystać specjalne niszczarki lub skorzystać z pomocy firmy zewnętrznej. W jaki sposób utylizować dokumenty? Utylizacji przedawnionych dokumentów można dokonać samodzielnie lub z pomocą firmy zewnętrznej. Oba sposoby mają wady i zalety, które warto przytoczyć. Utylizacja samodzielna wiąże się z zakupem urządzeń do niszczenia dokumentów, czyli niszczarek. Wybór niszczarki należy uzależnić od poziomu tajności utylizowanych dokumentów. Informacje o danym urządzeniu określają, w jakim stopniu spełnia ono normę DIN 66399. Jest to niezwykle ważne, ponieważ zniszczenie dokumentów w niewłaściwy sposób również może spowodować problemy prawne. Utylizacja samodzielna jest szczególnie opłacalna w przypadku małych przedsiębiorstw, gdzie ilość dokumentów jest stosunkowo niewielka. Posiadanie odpowiedniej niszczarki na terenie firmy sprawia, że nie trzeba transportować przedawnionych dokumentów, a sam proces utylizacji można przeprowadzić w dowolnym momencie. Problem z utylizacją na własną rękę pojawia się w przypadku, gdy dokumentów jest bardzo dużo. Sam proces wtedy jest czasochłonny, a żeby go skrócić, należałoby kupić więcej niszczarek. To z kolei generuje koszty, a same urządzenia zajmują sporo miejsca, które mogłoby zostać wykorzystane w inny sposób. Utylizacja dokumentów z pomocą firmy zewnętrznej jest zalecane dużym firmom, które generują tym samym więcej różnego rodzaju dokumentów. Zaletą takiej metody jest zaoszczędzenie dużej ilości czasu i przestrzeni (która byłaby zajmowana przez niszczarki), ponadto wynajęcie firmy zewnętrznej zajmującej się niszczeniem dokumentacji daje gwarancję, że proces zostanie wykonany zgodnie z prawem. Potwierdzeniem wykonanego zlecenia jest certyfikat utylizacji wystawiany przez firmę. Metoda ta pochłania jednak każdorazowo pewną część budżetu, dlatego w przypadku mniejszych firm w perspektywie długofalowej korzystniejsze jest niszczenie dokumentacji na własną rękę. W jaki sposób zlecić utylizację dokumentów? Znalezienie firmy zajmującej się utylizacją dokumentów to dopiero połowa sukcesu. Należy następnie sporządzić umowę pomiędzy zleceniodawcą a firmą. Umowa powinna zawierać określone wynagrodzenie czy termin realizacji zlecenia. Dodatkowo utylizacja dokumentów podpięta jest pod przetwarzanie danych osobowych, dlatego dobrze sporządzona umowa musi zawierać powierzenie danych osobowych należących do usługodawcy na rzecz firmy utylizacyjnej. Stworzenie poprawnej umowy jest niezwykle ważne, ponieważ za utylizację niezgodną z prawem winę ponosi zleceniodawca. | ||
reklama
Najnowsze ogłoszenia DOM.ELKA.PL
|
reklama
reklama
